Les funcionalitats del qBID permeten la gestió amb antelació dels convenis de pràctiques: enviament provisional d’alumnes de GIA a qBID. Malgrat que aquest sistema permet agilitzar els tràmits, s’ha de tenir en compte que hi ha informació que pot canviar des que es preparen els convenis provisionalment fins que s’inicien.

Per exemple, es pot donar el cas que les dates d’inici de les pràctiques s’endarrereixin. Per un costat, en un certificat de professionalitat, les pràctiques sempre han de començar a partir de la data d’incorporació de l’alumne al mòdul de pràctiques (DL1 o DL2), inclosa aquesta data. Per l’altre, en unes pràctiques de perfeccionament professional fora de la durada de l’acció formativa, les pràctiques de tot l’alumnat sempre han de començar entre el dia posterior al tancament de l’IFA de l’acció i fins a un mes més tard. Els convenis de pràctiques han de tenir dates d’inici que respectin aquestes condicions. En cas contrari, el qBID impedirà el seguiment de pràctiques.

En conclusió, es recomana que abans que un alumne comenci una Formació Pràctica en un centre de treball es comprovi que no hi hagi hagut variacions en les dades del seu conveni de pràctiques, sobretot pel que fa a dates. Així encara es pot disposar d’un marge suficient per corregir els convenis.