Las funcionalidades del qBID permiten la gestión con antelación de los convenios de prácticas: envío provisional de alumnos de GIA a qBID. Aún que este sistema permite agilizar los trámites, se debe tener en cuenta que hay información que puede cambiar des de que se preparan los convenios provisionalmente hasta que se inician.

Por ejemplo, se puede dar el caso que las fechas de inicio de las prácticas se retrasen. Por un lado, en un certificado de profesionalidad, las prácticas siempre deben empezar a partir de la fecha de incorporación del alumno al módulo de prácticas (DL1 o DL2), incluida esta fecha. Por el otro, en unas prácticas de perfeccionamiento profesional fuera de la durada de la acción formativa, las prácticas de todo el alumnado siempre deben empezar entre el día posterior al cierre del IFA de la acción y hasta un mes más tarde. Los convenios de prácticas deben tener fechas de inicio que respeten estas condiciones. En caso contrario, el qBID impedirá el seguimiento de prácticas.

En conclusión, se recomienda que antes que un alumno inicie una Formación Práctica en un centro de trabajo se compruebe que no haya habido variaciones en los datos de su convenio de prácticas, sobretodo en cuestión de fechas. Así se podrá disponer de un margen suficiente para corregir los convenios.